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1971년, 최초의 이메일이 한 컴퓨터에서 다른 컴퓨터로 전송되었습니다. 지금, 2,690억 개의 이메일 매일 발송됩니다.
얼마나 많은 이메일이 불필요한지 상상하는 것은 불가능합니다. 얼마나 많은 것은 더 많은 혼란을 야기할 뿐입니다. 받는 사람의 더 많은 관심과 인내심을 불태우십시오.
그러나 한 가지는 확실합니다. 더 많은 사람들이 이메일에 효과적으로 회신하기 시작했다면 우리 모두는 받은 편지함에 덜 얽매이고 이메일에 대한 불안은 조금 덜 쇠약해질 것입니다.
여기서 가장 확실한 해결책은 '인라인 회신'이 아니라 인라인 회신입니다. 제대로 . 인라인 회신은 처음부터 직접 이메일을 작성하는 대신 이메일 본문 내에서 회신하는 것입니다.
인라인 회신은 우리 대부분이 이미 때때로 하는 일입니다. 그러나 우리는 인라인으로 응답해야 합니다. 멀리 더 자주. 그리고 복잡한 이메일 스레드를 정리하고 따르기 쉽게 유지하려면 몇 가지 규칙을 염두에 두고 그렇게 해야 합니다.
이메일에 잘못 회신하고 있습니다.
인라인 회신의 반대는 흔히 '최고 게시'라고 합니다. 여기에서 이메일에 답장을 누르고 텍스트 상자 상단에 입력을 시작하면 됩니다. 이것이 오늘날 대부분의 이메일이 구성되는 방식입니다. 그러나 매우 간단한 이메일 대화를 다루지 않는 한 상위 게시물은 모든 종류의 문제를 일으킬 수 있습니다.
우선, 상단에 게시할 때 원래 이메일을 다시 참조하는 것이 큰 번거로움이 됩니다. 이메일을 뒤져 원하는 것을 찾기 위해 이메일을 샅샅이 뒤지는 것과 관련이 있습니다. 그런 다음 작성 중인 이메일로 다시 스크롤하여 방금 찾은 내용을 문맥에 맞지 않고 종종 중요한 요점을 놓치는 것을 바꾸어 말해야 합니다.
때로는 수신자가 완전히 새로운 이메일 스레드로 귀하의 이메일에 회신할 수 있습니다. 즉, 이제 귀하의 대화가 둘 이상의 개별 스레드에서 진행되고 있음을 의미합니다.
그룹 대화에 참여하면 상황이 더욱 복잡해집니다. 누가 무엇을, 언제, 무엇에 응답했는지 추적 저것들 답장은 거의 불가능한 위업이 됩니다.
인라인 회신이 해결책입니다
그럼 탑포스팅 대신 답글 달아야지 인라인 -- 즉, 원본 전자 메일 메시지의 본문 내에 있습니다. Outlook 및 Apple Mail에서 회신을 누르는 즉시 원본 메시지를 볼 수 있습니다. Gmail에서 작성 화면 하단에 있는 세 개의 점을 누르면 대화가 표시됩니다.
팁: Gmail의 답장에서 세로 '따옴표' 줄을 제거하려면 전체 이메일을 강조표시한 다음 덜 들여쓰기 단추.
인라인 회신은 원본 이메일이 해당 대화에서 받은 가장 최근 메시지에 포함되고 검색 가능하기 때문에 대량의 메시지를 스크롤해야 하는 문제를 해결합니다. 이것은 모든 것이 컨텍스트에 유지된다는 것을 의미합니다.
또한 자신의 답장을 이해하기 위해 다른 사람의 답장을 요약하거나 이메일의 일부를 복사하여 붙여넣는 데 시간을 낭비할 필요가 없습니다. 인라인 답장을 사용하면 모든 사람이 언제든지 다시 참조할 수 있는 모든 것이 있습니다.
그리고 여러 사람이 관련된 스레드의 경우 누가 무엇을 말했는지, 누구에게 응답했는지 구별하는 것은 쉽습니다(적절하게 수행된 경우).
인라인으로 올바르게 회신
대부분의 사람들은 인라인으로 답장을 보낼 때 답장을 원하는 텍스트 옆에 간단히 답장을 쓰고 이를 굵게 또는 빨간색으로 만듭니다.
이것은 이상적이지 않습니다. 누군가가 일반 텍스트로 이메일을 열면 이 형식을 볼 수 없습니다. 그리고 한 스레드에 두 명 이상이 포함되자마자 상황이 빠르게 엉망이 될 수 있습니다.
따라서 다음은 빠른 안내입니다. 제대로 확장 가능하고 혼란을 최소화하는 인라인 회신.
1. 포맷에 의존하지 마세요
언급한 바와 같이 수신자가 이메일에 포함된 서식을 보지 못할 수도 있습니다(예: 일반 텍스트를 선호할 수 있음). 색맹인 경우 여러 색이 포함된 실을 따라가기가 어려울 수 있습니다.
imap과 pop3의 차이점은 무엇입니까
반드시 서식을 사용하여 이메일을 스캔할 때 답장을 더 쉽게 찾을 수 있습니다. 하지만 의지하지마 혼자서 그 위에.
2. 귀하의 이름으로 회신 서문
형식에 의존하기 보다는 모든 답장 앞에 이름과 날짜(특별히 정리해야 하는 경우)를 사용하는 습관을 들이십시오. 모든 수신자에게 동일한 작업을 수행하도록 요청하십시오.
현재 Gmail에서는 이름을 수동으로 입력할 수 밖에 없습니다. 단조로운 Apple Mail 앱도 마찬가지입니다.
그러나 Outlook을 사용하는 경우 답장 앞에 자동으로 이름을 입력하는 기능이 있습니다. 이렇게하려면 다음으로 이동하십시오. 파일 > 옵션 > 메일 . 다음으로 이동 답장 및 전달 , 을 체크 해봐 주석 앞에 상자에 입력하고 텍스트 상자에 이름을 입력합니다. 이메일 본문에 답장하면 자동으로 이름이 괄호 안에 표시됩니다.
메일버드 기본적으로 이 옵션도 있습니다.
3. 줄 바꿈을 사용하십시오.
인라인 답장을 남길 때마다 이것은 문장 중간이나 단락 끝에 삽입되는 것이 아니라 새 줄에 있어야 합니다.
이렇게 하면 다른 사람들이 귀하의 댓글에 훨씬 더 쉽게 답장을 보낼 수 있고 각 지점에서 발생하는 대화를 훨씬 더 간소화할 수 있습니다.
4. 다단계 답장 들여쓰기
하나의 이메일에서 여러 지점이 처리되는 경우 단일 메시지 내에서 여러 스레드가 발생합니다.
이러한 내용을 체계적으로 유지하려면 스레드 응답을 들여써서 각 요점과 관련된 주석을 명확하게 해야 합니다. 글머리 기호가 일반 텍스트 이메일에 표시되지 않을 수 있으므로 개인적으로 여기에서 꺾쇠 괄호(>)를 사용하는 것이 가장 직관적입니다.
이렇게 하면 대화의 어느 부분에 주의를 기울여야 하는지 파악하는 데 많은 노력을 기울이지 않아도 됩니다.
5. 최후의 수단: 더 나은 도구 사용
인라인 회신이 완벽한 솔루션인 척하는 사람은 없습니다. 하지만 이메일을 사용할 수 밖에 없다면 시간을 내어 효율적이고 효과적인 이메일을 작성하십시오. 위의 이유로 인라인 회신은 프로젝트를 계속 진행하는 가장 좋은 방법입니다. 또한 모든 사람이 과거 이메일의 긴 목록을 살펴보는 데 시간을 낭비할 필요 없이 이메일 스레드 내에서 여러 대화를 따라갈 수 있도록 도와줍니다.
인라인 답장이 너무 복잡해지거나 동료가 인라인 답장을 제대로 하지 못하는 경우 다른 도구를 찾아야 할 때일 수 있습니다.
다음과 같은 커뮤니케이션 도구 느슨하게 , 불평 , 그리고 난잡 복잡한 팀 커뮤니케이션을 더 쉽게 만듭니다. 이메일로 계속 어려움을 겪기보다는 이제 이 중 하나를 시도해 볼 수 있습니다.
말씀을 전파하라
이러한 간단한 인라인 회신 규칙을 채택하면 많은 수신자가 이 이메일 동작의 효율성을 높이 평가하고 자연스럽게 귀하의 접근 방식을 모방하기 시작할 것입니다.
하지만 그들이 당신의 사려 깊은 이메일 에티켓을 자연스럽게 따라하지 않는다면, 그들을 끌어내십시오. 그들에게 이 기사를 보내십시오. 그들이 어떻게 답장하기를 원하는지 설명하고, 그렇게 하면 수많은 오해 메시지, 시간 낭비, 맥락 손실을 줄일 수 있다고 설명하십시오.
정말 단점이 없습니다.
이 규칙이 복잡한 이메일 스레드를 파악하는 데 도움이 될 것이라고 생각하십니까? 도움이 될 것이라고 생각하는 다른 인라인 회신 팁이 있습니까?
이미지 크레디트: sangoiri/ Depositphotos
공유하다 공유하다 트위터 이메일 음성 애니메이션에 대한 초보자 가이드연설에 애니메이션을 적용하는 것은 어려울 수 있습니다. 프로젝트에 대화를 추가할 준비가 되었으면 프로세스를 분석해 드리겠습니다.
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Rob Nightingale은 영국 요크 대학교에서 철학 학위를 받았습니다. 그는 5년 이상 소셜 미디어 관리자이자 컨설턴트로 일하면서 여러 국가에서 워크숍을 진행했습니다. 지난 2년 동안 Rob은 기술 작가이자 MakeUseOf의 소셜 미디어 관리자이자 뉴스레터 편집자이기도 합니다. 당신은 일반적으로 그가 세계를 여행하고, 비디오 편집을 배우고, 사진을 실험하는 것을 보게 될 것입니다.
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