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Microsoft 365 구독을 통해 다양한 생산성 도구에 액세스할 수 있습니다. 가장 직관적이고 지능적이며 사용자 지정 가능한 것은 SharePoint입니다. 다양한 규모의 200,000개 이상의 조직에서 1억 9,000만 명이 SharePoint를 사용하고 있습니다.
SharePoint를 사용하면 여러 작업과 프로젝트 관리 앱이 필요 없어 시간을 쉽게 절약할 수 있습니다. 결국에는 전문 경력, 프리랜서 고객 또는 부업을 성장시키기 위해 더 많은 시간을 투자할 수 있습니다.
Microsoft SharePoint란 무엇입니까?
SharePoint는 온라인 콘텐츠 관리 도구입니다. 공유 및 공동 작업을 위해 클라우드에 파일을 저장할 수 있습니다. 다른 팀이나 개인의 작업을 정리하기 위해 사이트 및 하위 사이트를 만드는 데 도움이 될 수 있습니다.
SharePoint를 사용하면 사용자, 공동 작업자 및 프리랜서 클라이언트가 파일 또는 문서에서 안전하게 작업하는 인트라넷을 만들 수 있습니다. 중앙 집중식 관리자는 각 사용자가 원활하게 파일을 열고 편집하고 저장할 수 있도록 액세스를 제어합니다.
SharePoint에는 귀하 또는 귀하의 팀이 전문 및 개인 작업을 관리하는 데 도움이 되는 많은 고급 기능이 있습니다. 다음은 가장 자주 사용되는 작업 중 일부입니다.
- 내부 및 외부 사용자와 파일 공유.
- 이미지, 기사, 소스 코드, 비디오 등의 프로젝트 콘텐츠를 관리합니다.
- 팀과 작업을 정리하기 위한 사이트 및 하위 사이트.
- 커뮤니케이션 사이트를 통해 협력자와 연락을 유지하십시오.
- 모바일 앱을 통해 사용자는 스마트폰에서 팀 또는 커뮤니케이션 사이트에 액세스할 수 있습니다.
- 프로젝트 및 작업을 자동화하기 위한 워크플로 및 미리 알림을 만듭니다.
- 검색 기능을 사용하여 리소스, 작업 또는 파일을 찾습니다.
SharePoint를 사용해야 하는 사람
SharePoint는 앱 코드, 그래픽 디자인, 오디오 클립, 비디오, 웹 사이트 기사, 송장 등과 같은 모든 크리에이티브 파일의 안전한 피난처 역할을 합니다. SharePoint는 데이터 분석, 웹 사이트 템플릿, 기술 자료 템플릿 및 프로젝트 관리 워크플로와 같은 기타 도구를 제공합니다.
따라서 사용 범위는 개인 콘텐츠 제작자에서 대기업에 이르기까지 다양합니다. 많은 프리랜서 전문가 또는 소규모의 창의적인 개인 그룹이 소프트웨어, 모바일 앱, 웹 사이트 또는 콘텐츠 개발 프로젝트의 여러 단계에서 SharePoint를 사용합니다.
생산성 도구로서의 SharePoint 기능
Microsoft 365 구독과 함께 제공되는 웹 기반 SharePoint 도구는 강력하면서도 간단한 생산성 도구입니다. 최고의 작업 및 프로젝트 관리 도구 중 하나로 만드는 널리 사용되는 기능은 다음과 같습니다.
1. 협업 작업
SharePoint는 유연성과 확장성이 매우 뛰어납니다. 내부 또는 외부 자원과의 협업을 위한 플랫폼 . 중앙 관리 사용자는 팀 사이트의 개별 사용자에게 다양한 수준의 액세스 권한을 할당할 수 있습니다.
귀하와 귀하의 팀은 대기 시간 없이 실시간 시나리오에서 단일 파일에 대해 작업할 수 있습니다. 따라서 많은 크리에이티브 개발자와 콘텐츠 작성자는 모든 프로젝트에서 팀을 구성하는 데 SharePoint를 선호합니다.
SharePoint 공동 작업의 중요한 기능은 사이트와 하위 사이트 전체에 깔끔하게 정리된 정보를 계속 흐르게 하는 것입니다. 개인이 여러 이메일, 부재중 채팅, 화상 통화 등을 거치지 않고 프로젝트에 대한 최신 정보를 받을 수 있도록 도와줍니다.
2. 콘텐츠 관리
콘텐츠 관리는 더 나은 생산성을 제공하고자 하는 개인 또는 전문가 그룹에게 큰 도전입니다. SharePoint를 사용하면 복잡한 프로그래밍을 거치지 않고도 이 문제를 해결할 수 있습니다.
콘텐츠 관리자는 SharePoint에서 동시에 여러 프로젝트를 쉽게 관리할 수 있습니다. 이벤트, 뉴스, 블로그, 프레젠테이션 스택, 이미지 캐러셀 등과 같은 웹 사이트 콘텐츠를 SharePoint로 쉽게 게시하거나 업데이트할 수 있습니다.
모든 콘텐츠 관리 프로젝트를 처음부터 시작할 필요는 없습니다. 바로 사용할 수 있는 전문 템플릿이 있습니다. 콘텐츠 외에도 버전을 완전히 제어할 수 있습니다. SharePoint는 귀하 또는 귀하의 팀이 작업하는 파일의 여러 버전을 만들고 저장합니다.
필요할 때 이전 버전을 불러오거나 SharePoint에서 파일 시스템 오류를 수정할 수 있습니다. 파일을 백업, 복원 또는 수정하기 위해 타사 도구에 의존할 필요가 없습니다.
3. 프로젝트 관리
SharePoint에는 작업 및 프로젝트 관리에 활용할 수 있는 다양한 기능이 있습니다. 가장 분명한 기능은 이 도구가 모든 프로젝트 관련 문서 및 결과물 파일에 대한 중앙 집중식 저장소 역할을 한다는 것입니다.
관련: 온라인 작업 관리 가이드: 올바른 앱 선택을 위한 팁
다양한 방법으로 SharePoint 사이트를 사용자 지정할 수도 있습니다. 이러한 맞춤형 사이트는 일일 플래너, 주간 작업 스케줄러 및 작업에 대한 FAQ 역할을 할 수 있습니다. 또한 프로젝트 문서화 및 성과 검토 목적으로 아래에 언급된 시간 기록 기능을 활성화할 수 있습니다.
- 작업 활동 및 변경 사항을 기록합니다.
- 리소스가 보고하는 모든 문제를 기록합니다.
- 작업 타이밍을 추적합니다.
- 추적 데이터를 변경합니다.
또한 SharePoint를 사용하면 작업 인계, 프로젝트 결과물 승인, 승인, 데모 프레젠테이션 및 클라이언트 피드백과 같은 작업을 간소화하는 워크플로를 만들 수 있습니다.
4. 하이브리드 솔루션
SharePoint는 대부분의 Microsoft 365 앱과 통합되어 프로젝트 관리를 위한 원활한 사용자 인터페이스를 제공합니다. SharePoint는 프로젝트 데이터의 중앙 리포지토리로 작동하는 반면 다른 Microsoft 365 앱을 사용하면 작업과 리소스를 쉽게 관리할 수 있습니다.
전문적인 접근 방식을 위해 할 일, 작업, 플래너 및 Project Online과 같은 도구와 SharePoint를 동기화할 수 있습니다. 보고서를 생성하여 프리랜스 고객에게 프로젝트 통찰력을 제공할 수 있습니다.
SharePoint는 Outlook 및 일정 프로필과 동기화하여 작업의 우선 순위를 지정할 수 있도록 작업 및 일정을 구성합니다. 마찬가지로 Teams 앱에 SharePoint 팀 사이트를 게시하여 Teams에서 연락처, 파일, 작업 등에 액세스할 수 있습니다.
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SharePoint에는 PowerPoint, 비디오, 스트림, OneDrive를 통합하여 SharePoint 사이트 또는 하위 사이트 내에서 파일 및 문서를 미리 볼 수 있는 기능도 있습니다. PowerPoint 슬라이드를 만들기 위해 SharePoint에서 파일을 다운로드하는 것과 같은 일상적인 작업을 피함으로써 시간을 절약할 수 있습니다.
SharePoint의 이점
SharePoint는 프로젝트 또는 콘텐츠 관리를 위한 다른 생산성 도구와 비교할 때 많은 이점을 제공합니다. 장점 중 일부는 다음과 같습니다.
1. 돈 절약
Microsoft 365 구독을 통해 이미 비용을 지불하고 있을 수 있습니다. 전문적 또는 개인적 요구 사항을 위한 기본 생산성 도구로 SharePoint를 사용하여 앱 및 도구에 대한 불필요한 지출을 방지합니다.
2. 데이터 보안
정부와 대기업은 중요한 데이터가 있는 SharePoint 에코시스템을 신뢰합니다. 따라서 지적 재산권 도난에 대한 두려움 없이 공동 작업을 위해 SharePoint에 창의적인 작업을 저장할 수 있습니다.
관련: Microsoft 365는 실제로 보안 위험이 있습니까?
3. 확장성
도구의 확장성을 통해 생산성 도구에 대한 비용을 책정할 수 있습니다. 다른 클라이언트에서 너무 많은 프로젝트가 유입되는 경우 더 많은 리소스와 프로젝트를 수용하도록 구독을 변경할 수 있습니다. 프로젝트가 완화되면 저임금 요금제로 전환할 수 있습니다.
4. 다목적 사용
더 높은 수준의 유연성과 다목적 유틸리티는 역할이나 창의적 기술을 계속 변경하면서 SharePoint를 주요 생산성 도구로 계속 사용할 수 있음을 의미합니다. 한 프로젝트가 끝나고 다른 프로젝트를 시작해야 할 때 템플릿을 사용할 수 있습니다. 여러 앱 구매를 방지하여 예산을 최소화할 수 있습니다.
복잡한 파일, 작업 및 앱 지우기
SharePoint의 기능은 파일 공유 및 저장을 위한 단순한 클라우드 솔루션이 아닌 정교한 프로젝트 관리 도구입니다. SharePoint 및 기타 Microsoft 365 앱을 사용하여 전문 또는 개인 작업을 관리하면 생산성이 계속 증가하는 도미노 효과를 만들 수 있습니다.
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Tamal은 MakeUseOf의 프리랜서 작가입니다. IT 컨설팅 회사에서 이전 직장에서 기술, 재무 및 비즈니스 프로세스에 대한 상당한 경험을 얻은 후 3년 전 글쓰기를 정규직으로 채택했습니다. 그는 생산성과 최신 기술 뉴스에 대해 글을 쓰지는 않지만 Splinter Cell을 재생하고 Netflix/Prime Video를 폭식하는 것을 좋아합니다.
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