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편지 병합을 사용하면 시간과 노력을 절약할 수 있으므로 이 가이드를 통해 프로세스를 처음부터 끝까지 배우십시오.
Office 제품군에 익숙한 모든 사람은 편지 병합에 대해 들어 보았지만 많은 사람들이 프로세스가 어떻게 수행되는지 정확히 모릅니다. 문서를 미리 설정하고 Word에서 병합하는 방법을 알고 있다면 생각보다 쉽습니다.
시작하여 실행하면 이 기능을 사용하여 맞춤형 인덱스 카드 직장에서 대량 우편으로. 편지 병합은 처음으로 어려운 일이며 이 연습을 통해 스스로 증명할 수 있습니다.
이 가이드에서는 새 Office 2016을 사용했지만 프로세스는 이전 버전의 Microsoft Word 및 Excel에 적용됩니다.
소스 문서를 설정하는 방법
편지 병합은 문서의 지정된 필드를 다른 소스의 데이터로 채우는 방식으로 작동합니다. 일반적으로 데이터베이스 또는 스프레드시트 . 성공적인 편지 병합을 위한 첫 번째 단계는 원본 문서를 설정하고 Word가 이해할 수 있는 방식으로 서식이 지정되었는지 확인하는 것입니다.
이것이 이 기술의 가장 일반적인 사용법이라는 점을 감안할 때 우리의 예는 일반적인 대량 메일링에 개별 이름과 주소를 배치하는 데 중점을 둘 것입니다. 포함할 필드는 이름, 회사, 주소, 도시, 주 및 우편번호입니다. 그러나 이러한 세부사항은 전체 프로세스를 따르는 한 필수 사항은 아닙니다.
엑셀 사용하기
Excel을 사용하여 원본 문서를 작성하는 경우 이 편지 병합 또는 향후 우편물에 포함될 수 있는 모든 관련 정보의 표를 생성하기만 하면 됩니다.
여기서 기본 아이디어는 다양한 정보를 별도의 열로 나누고 각각에 적절한 헤더를 제공하는 것입니다. 이렇게 하면 나중에 이러한 세부 정보에서 쉽게 선택하고 선택할 수 있으므로 동일한 원본 문서를 사용하여 ID 배지에서 주소 레이블에 이르기까지 무엇이든 만들 수 있습니다.
다음으로 모든 데이터(열 머리글 포함)를 선택하고 방식 탭하고 선택 이름 정의 .
데이터 세트의 이름을 묻는 메시지가 표시되므로 적절한 이름을 선택하십시오. 서로 다른 메일링에 대해 여러 메일 병합 프로젝트를 감독할 가능성이 있는 경우에는 구분할 수 있는 항목을 추가하는 것이 현명합니다. 완료되면 작업을 저장하고 스프레드시트를 닫습니다.
워드 사용하기
Word 파일을 원본 문서로 사용할 수도 있지만 약간의 노력이 필요합니다. 당신은해야 할 것입니다 일을 정리하기 위해 테이블을 차려라. , 그래서 머리 끼워 넣다 탭, 찾기 테이블 섹션을 클릭하고 드롭다운을 클릭합니다. 프로젝트에 필요한 테이블의 크기를 지정한 다음 데이터로 채우기 시작합니다.
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이 문서는 순전히 편지 병합의 소스 파일 역할을 하기 위한 것이므로 여기에서 형식 지정에 대해 너무 걱정할 필요가 없습니다. 그러나 정확성이 핵심이므로 모든 데이터가 올바른 열에 배치되고 제목이 올바른지 확인하십시오. 완료되면 문서를 저장하고 당분간 닫습니다.
편지 병합 시작
Word를 열고 새 문서를 만듭니다. 로 향한다 우편물 탭을 클릭하고 편지 병합 시작 드롭다운을 클릭하여 원하는 프로젝트를 선택합니다.
여기에서 만들고자 하는 것에 따라 프로세스가 약간 다를 수 있습니다. 레이블이나 비표준 용지에 인쇄할 수 있는 다른 것을 만드는 경우 몇 가지 추가 인쇄 옵션을 지정할 수 있는 다른 화면이 표시됩니다.
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이 경우 선택 기본 특별한 이유가 없는 한 트레이에 넣은 다음 Word에서 올바른 서식 파일을 적용할 수 있도록 적절한 제품 번호를 선택합니다.
소스 데이터 가져오기
이러한 기반이 마련되었으므로 이제 프로세스 시작 시 소스 문서에 입력한 정보를 가져올 수 있습니다. 로 향한다 우편물 탭을 다시 한 번 클릭하십시오. 수신자 선택 그리고 선택 기존 목록 사용 .
Word 또는 Excel로 작성된 원본 문서로 이동합니다. Microsoft의 Office 제품군은 대부분의 상황에서 원활하게 작동합니다. 스프레드시트를 사용하는 경우 선택한 테이블을 확인하라는 메시지가 표시되며 확인란이 데이터의 첫 번째 행에 열 머리글이 포함됨 체크되어 있습니다. 이제 필드 작성 및 삽입 섹션 우편물 탭을 클릭하고 주소 블록 (또는 귀하의 프로젝트에 의미가 있는 것은 무엇이든).
여기에서 원본 문서에서 최종 메일링으로 전송되는 필드를 정확히 미세 조정할 수 있습니다. 이 단계에서 더 많은 옵션을 사용하려면 받는 사람의 이름, 중간 이름 및 성을 개별 열로 추가하여 사용 가능한 선택 목록을 확장할 수 있습니다. 받는 사람 이름을 이 형식으로 삽입 들. 그러나 이것은 엄격히 선택 사항입니다.
주소 차단 도구는 편지 병합을 통해 속도를 높이고자 하는 모든 사람에게 적합하지만 규정하고 싶은 경우 문서가 정확히 어떻게 배치되었는지 , 다음을 사용하는 것을 고려하십시오. 병합 필드 삽입 아래의 옵션 필드 작성 및 삽입 섹션을 사용하여 각 필드를 손으로 배치합니다. 문서에 필드를 삽입한 후에는 다음을 사용할 수 있습니다. 결과 미리보기 채워지면 어떻게 인쇄되는지 확인하십시오.
이제 수행해야 할 수 있는 서식 조정을 수행할 때입니다. 글꼴 변경, 각 필드가 페이지에 배치되는 방식 조정, 추가하려는 미학적 번창. 완료되면 메일링 탭으로 다시 이동하여 완료 및 병합 아래의 마치다 부분. 완성된 문서가 준비되어 인쇄 및 우편 발송을 기다리고 있어야 합니다.
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