Word에서 편지 병합을 수행하는 방법

편지 병합을 사용하면 자리 표시자를 사용하여 대량 전자 메일과 편지를 개인화할 수 있습니다. 연락처 데이터베이스와 이메일 또는 편지 템플릿만 있으면 됩니다.

이 기사에서는 Excel 데이터베이스를 사용하여 Microsoft Word 편지 병합을 만드는 방법을 보여줍니다. 단계는 Microsoft Word 및 Excel 2016에서 가져온 것이지만 프로세스는 모든 버전에서 동일합니다.

Excel에서 편지 병합을 수행하는 방법

편지 병합은 데이터베이스의 데이터 원본을 사용하고 각 자리 표시자에 배치하여 대량 전자 메일을 개인화합니다. 이러한 데이터베이스는 아래에 언급된 목록의 무엇이든 될 수 있습니다.

1. 귀하의 마이크로 소프트 엑셀 스프레드시트.

2. 수동 연락처 목록 만들기 단어 편지 병합을 사용할 때.

3. 선택 연락처 데이터 Microsoft Outlook 앱에서.

다음 두 가지 옵션 중에서 선택할 수 있습니다.

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호환되는 파일의 Gmail 연락처.
마이크로소프트 SQL 서버.

Microsoft Excel 통합 문서 데이터베이스는 Word에서 편지 병합을 사용해야 할 때 가장 선호됩니다. 편지 병합의 경우 Excel을 사용하여 나중에 Word에서 사용할 데이터베이스를 만듭니다.

연락처가 포함된 Excel 파일이 없는 경우 다음을 사용할 수 있습니다. 시험용 샘플 Excel 파일 .

대량 이메일이나 편지의 불일치를 방지하려면 아래에 언급된 대로 Excel 파일을 조정해야 합니다.

첫 번째 행에는 다음부터 시작하는 열 머리글만 있어야 합니다. 셀 A1 . Word는 이러한 열 머리글을 다음과 같이 사용합니다. 필드 병합 Microsoft Word 편지 병합을 사용할 때.
이메일 또는 편지 템플릿 문서에서 사용할 자리 표시자 이름과 일치하도록 열 머리글을 편집해야 합니다.
스프레드시트 파일에 행 패턴당 하나의 레코드로 연락처 데이터가 포함되어 있는지 확인해야 합니다. 예를 들어, 현재 자습서에서 고객의 사용 가능한 모든 연락처 세부 정보는 제임스 버트 사이에 액세스 가능 세포 A2 그리고 J2 .
우편번호, 할인율, 마일리지, 통화 등과 같은 연락처의 숫자 데이터는 적절한 숫자 형식이어야 합니다.
변경하려면 숫자가 포함된 셀 또는 셀 범위를 선택합니다.
에서 홈 탭 , 내 리본 , 드롭다운 화살표 뿐만 아니라 일반 .
편지 병합 Word 문서를 Excel 데이터베이스 파일에 연결하기 전에 모든 항목을 추가하십시오. 모든 변경 사항을 적용한 후 저장 엑셀 파일.
연락처의 Excel 데이터베이스 파일은 컴퓨터의 로컬 저장소에 있어야 합니다.
모든 데이터가 Excel 통합 문서의 첫 번째 시트에 있는지 확인합니다.

Word에서 편지 병합을 수행하는 방법

Excel에서 데이터베이스를 생성한 후 많은 수신자에게 보내고 싶은 이메일 또는 편지 템플릿을 열어야 합니다. 아래에 설명된 단계를 따르세요.

1. 에 리본 , 클릭 메일링 탭 .

2. 에서 편지 병합 시작 그룹 , 편지 병합 시작 .

3. 6개의 편지 병합 문서 유형이 표시됩니다. 클릭 편지 또는 이메일 메시지 .

4. 에 편지 병합 시작 그룹, 클릭 수신자 선택 . 새 목록 입력, 기존 목록 사용 및 Outlook 연락처에서 선택과 같은 옵션이 표시됩니다.

5. 연락처 목록을 템플릿 편지에 연결하는 방법에 따라 위의 세 가지 옵션 중 하나를 선택할 수 있습니다. 이 튜토리얼에서는 기존 목록 사용 활용하다 엑셀 데이터베이스 이전에 만들거나 다운로드한 것입니다.

6. 에 데이터 소스 선택 대화 상자에서 Excel 데이터베이스 파일을 사용할 수 있는 폴더를 찾습니다. 파일을 찾으면 선택하고 다음을 클릭하십시오. 열려있는 데이터베이스를 Word의 편지 병합에 로드합니다.

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7. 당신은 볼 것입니다 테이블 선택 대화 상자. 클릭하여 상자를 종료합니다. 좋아요 대화 상자에서 변경하지 않고.

8. 대단해! 원본 데이터를 Word 편지 병합 프로그램과 성공적으로 연결했습니다.

9. Word는 자동으로 데이터베이스 열 머리글을 병합 필드 항목과 일치시킵니다. 적절한 일치를 확인하려면 다음으로 이동하십시오. 필드 쓰기 및 삽입 그룹 에 메일링 탭 의 리본 그리고 클릭 필드 일치 .

10. 필드 일치 대화 상자가 나타납니다. 왼쪽 열에 병합 필드 항목이 표시됩니다. 오른쪽에는 연결된 Excel 데이터베이스에서 일치하는 데이터가 있습니다.

11. Outlook 연락처 또는 Gmail에서 내보낸 연락처와 같은 다른 소스 데이터를 사용하는 경우에도 동일합니다. 목록을 스크롤하여 불일치가 없는지 확인하십시오. 클릭 좋아요 닫습니다.

12. 템플릿 문자에서 커서를 첫 번째 문자 앞에 놓고 입력하다 문자 본문 위에 공간을 만들기 위해 몇 번.

13. 문서 상단에 커서를 놓고 주소 블록 에서 필드 쓰기 및 삽입 그룹 에 메일링 탭 의 리본 .

14. 왼쪽에 주소 블록 삽입 대화 상자에서 이름, 회사 이름, 주소, 국가 등 서식 옵션을 선택할 수 있습니다. 오른쪽에 주소 블록의 미리보기가 표시됩니다.

15. 다음을 사용할 수 있습니다. 필드 일치 입력 데이터 불일치를 수정하는 옵션. 딸깍 하는 소리 좋아요 추가하다 주소 블록 갈매기 안에.

16. 다음으로 인사말 에서 필드 작성 및 삽입 그룹 후 주소 블록 , 줄 간격을 지정합니다.

17. 인사말 삽입 대화 상자가 나타납니다. 원하는 대로 변경한 다음 좋아요 . NS 인사말 갈매기 모양 안에는 편지에 표시됩니다.

18. 다음을 클릭할 수 있습니다. 결과 미리보기 명령 리본 편지가 어떻게 보이는지 확인하십시오.

19. 사용자 지정 병합 필드를 추가할 수도 있습니다. 주소 블록 그리고 인사말 . 추가하고 싶다고 가정해 보겠습니다. 차량 제조사 및 모델 편지 본문 내.

20. 그러려면 편지 병합에 연결된 Excel 데이터베이스 파일을 열고 차량 제조사 및 모델 열 머리글. 차량 정보를 입력하고 저장 엑셀 파일.

21. 이제 편지 병합 Word 문서로 이동하여 반복하십시오. 4단계 , 다섯 , 그리고 여섯 .

22. 이제 문자 본문 내에서 원하는 단어 또는 몇 단어를 선택한 다음 병합 필드 삽입 에 필드 쓰기 및 삽입 그룹 .

23. 에 병합 필드 삽입 상자, 선택 데이터베이스 필드 를 선택한 다음 차량 제조사 및 모델 . 클릭 끼워 넣다 사용자 지정 병합 필드를 추가합니다.

24. 보내는 각 편지나 이메일을 사용자 지정하려는 만큼 변수 자리 표시자를 추가할 수 있습니다. Microsoft Word 편지 병합은 데이터를 받는 사람의 이름과 자동으로 일치시킵니다.

25. 에 리본 , 클릭 완료 및 병합 명령한 다음 선택 문서 인쇄 또는 이메일 메시지 보내기 . 다음을 클릭할 수도 있습니다. 개별 문서 편집 이메일이나 편지를 보내기 전에 교정하십시오.

메일 병합을 사용하여 이메일 생산성 향상

이제 Microsoft Word와 Excel을 사용하여 편지 병합을 수행하는 방법을 알게 되었습니다. 편지 병합을 사용하여 맞춤형 이메일을 더 빨리 보내고 전문적 또는 개인적 연락처와 좋은 관계를 맺을 수 있습니다. Word를 계속 사용하여 이전보다 더 쉽게 직업 및 개인 생활을 만드십시오.

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저자 소개 타말 다스(100편 게재)

Tamal은 MakeUseOf의 프리랜서 작가입니다. IT 컨설팅 회사에서 이전 직장에서 기술, 재무 및 비즈니스 프로세스에 대한 상당한 경험을 얻은 후 3년 전 글쓰기를 정규직으로 채택했습니다. 생산성과 최신 기술 뉴스에 대해 글을 쓰지는 않지만 그는 Splinter Cell을 재생하고 Netflix/Prime Video를 폭식하는 것을 좋아합니다.

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