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우리는 매일 이메일을 보내고 받습니다. 그러나 우리는 돌이킬 수 없는 당혹스러운 실수를 저질렀습니다.' 따라서 독자의 행동을 유지하면서 세상의 도전을 염두에 두는 효과적인 이메일을 작성하는 것은 까다로울 수 있습니다.
이를 염두에 두고 사람들에게 이메일을 보낼 때 알아야 할 몇 가지 필수 규칙을 정리했습니다. 더 나은 이메일을 손쉽게 작성하려면 다음과 같은 간단한 규칙을 따르십시오.
1. 인사 및 승인을 다시 고려하십시오.
좋은 한 주 보내시기 바랍니다! 이메일을 시작하는 훌륭한 방법이었습니다. 더 이상! 삶이 얼마나 불확실한지 생각해보면 부주의하고 지나치게 초연해 보일 수 있습니다.
Regards, Best Wishes 또는 Cheers와 같은 승인도 마찬가지입니다. 이전에는 완벽하게 작동했지만 때때로 현실에서 멀어진 것처럼 들릴 수 있습니다.
그렇다면 단순하고 진실되게 유지하는 것이 어떻겠습니까? 안전 유지, 주의 또는 진심으로와 같은 승인을 받으십시오. 인사에 관해서는 모든 것이 잘되기를 바랍니다.
2. 명확한 제목 줄 포함
이 이메일 규칙은 이메일 자체만큼 오래되었습니다. 사람들이 제목을 보고 이메일을 열지 말지 결정하는 경우가 많기 때문입니다.
모든 작업이 현재 온라인 상태이므로 중요한 것은 우선시하고 중요하지 않은 것은 무시해야 합니다. 따라서 여전히 제목 줄을 비워두면 이메일이 무시될 가능성이 있습니다.
이상적인 제목 줄은 10단어 미만입니다. 우려 사항을 해결하고 이메일 내용을 전달하는 이메일을 선택하십시오. 항공 프로젝트 제안, 일정 변경 회의 또는 프레젠테이션에 대한 빠른 질문은 힌트를 얻을 수 있는 몇 가지 좋은 제목 줄의 예입니다.
3. 전문 서명 사용
모든 개인 장치에서 이메일에 회신하는 데 사용하는 사전 구성된 서명 블록이 있습니다. 귀하의 이름, 회사 제목 및 연락처 정보가 있어야 합니다.
이를 통해 수신자는 귀하가 누구이며 필요할 경우 귀하에게 연락하는 방법에 대해 좋은 정보를 얻을 수 있습니다. 전문 서명의 글꼴과 크기는 이메일의 나머지 부분과 동일해야 합니다.
또한, 자신있게 이메일을 끝내십시오 그러나 말이나 개인 정보를 너무 많이 사용하지 마십시오.
4. 가상으로 처음 만나는 경우 자기 소개하기
우리는 모두 만나지 못한 사람에게 이메일을 보내야 하는 상황에 봉착했습니다. 낯선 사람에게서 이메일을 받는 것은 이상할 수 있습니다. 그리고 가볍게 하는 것입니다.
따라서 잠시 시간을 내어 이메일 수신자에게 자신을 소개하십시오. 맥락이 중요하고 첫인상이 여전히 중요합니다. 따라서 다음과 같은 줄을 추가하십시오. Hi! Multiseon Pvt의 Tracy입니다. Ltd, 그리고 귀하가 당사 전자 제품 구매에 관심을 표명했기 때문에 이메일을 보냅니다.
또는 이메일로 누군가를 소개받을 때 이메일로 만나는 것이 얼마나 좋은지 알려주는 한 줄도 남길 수 있습니다.
5. 따뜻한 이메일 쓰기
우리는 이것의 중요성을 강조할 수 없습니다. 인생은 힘들다. 무엇보다 불확실성이 크다.
마감일을 놓쳤습니까? 예정된 Google Meet에 나타나지 않았나요? 엄한 이메일을 보내기 전에 멈추고 깊이 생각하십시오. 의료 응급 상황이 발생하면 어떻게 합니까?
그러므로 동정심을 갖고 그들에게 모든 것이 괜찮은지 물어보십시오. 우리는 오늘 회의에서 당신을 그리워했습니다. 모든 것이 정상인지 확인하기만 하면 됩니다. 시간의 시험을 견디는 관계를 구축할 수 있습니다.
6. 가능하면 첨부 파일 압축/크기 조정 및 이름 지정
큰 첨부 파일을 보낼 때 받는 사람의 공간이 충분하다고 자동으로 가정하기 때문에 이 이메일 규칙에 대해 많이 이야기하지 않습니다. 큰 파일은 다운로드하는 데 더 많은 시간이 걸리고 곧 짜증이 날 수 있습니다.
따라서 압축하거나 크기를 조정하는 것이 좋습니다. 한 번에 너무 많은 파일을 공유하는 경우 첨부 파일의 용도를 알려주는 정중한 메모를 추가하는 것이 좋습니다.
또한 첨부 파일을 보내기 전에 이름을 지정하십시오. 이력서를 보내시겠습니까? 파일 이름을 Tracy_Mackenzie_CV로 바꾸고 오른쪽 발에서 시작합니다.
7. 이메일을 다른 인스턴트 메시징 앱으로 사용하지 마십시오
우리 모두가 인스턴트 메시징을 좋아하는 이유는 인스턴트 메시징이기 때문입니다.
그러나 두 가지를 섞어서 이메일을 인스턴트 메시징 대신 사용하면 짜증나고 비전문적인 사람이 될 위험이 있습니다.
따라서 이메일을 보낼 때와 다른 이메일로 후속 조치를 취해야 할 때를 알아야 합니다. 재택근무를 할 수 있기 때문에 후속 이메일을 너무 많이 보내는 실수를 저지르지 마십시오. 이메일 확인을 요청하는 전화도 하지 마세요.
긴급한 경우 다른 통신 방법을 사용하십시오.
8. 치유를 위해 유머를 사용하되 아껴라
많은 사람들이 이 비상한 시대에 기분을 밝게 하기 위해 유머를 사용하고 있지만 이메일에 유머를 사용하는 것의 문제는 역효과를 낼 수 있다는 것입니다.
이메일에 유머를 사용하려면 그 사람을 잘 아는 경우에만 사용하십시오. 누군가가 심각한 상황에 처한 경우 무례하거나 무례하게 보이고 싶지 않습니다. 게다가 웃기게 들리는 것이 웃기게 읽히지 않을 수도 있습니다.
지혜로운 사람을 위한 말씀: 확신이 서지 않으면 생략하는 것이 가장 좋습니다.
부재중 회신 설정 및 일과 삶의 균형 개선
요즘 사람들에게 이메일을 보낼 때 시간도 염두에 두어야 합니다. 재택근무 방식이 주목을 받으면서 일과 개인 생활의 경계가 모호해졌습니다. 부재 중 회신을 통해 누군가 회의에 참석할 수 있거나 이메일에 응답할 수 있는지 쉽게 이해할 수 있습니다.
다른 컴퓨터에서 친구들과 온라인 게임하기
이메일 클라이언트의 설정을 살펴보고 자리에 없을 때 자동 응답을 구성합니다. 예를 들어 Gmail은 이를 휴가 응답자라고 부르며 Microsoft Outlook은 부재 중 회신을 사용합니다.
효과적인 이메일 작성의 황금률과 올바른 이메일 습관이 시간을 절약하고 올바른 응답을 작성하는 데 도움이 되기를 바랍니다.
공유하다 공유하다 트위터 이메일 더 나은 이메일 및 문자 커뮤니케이션을 위해 다음 6가지 실수를 피하십시오너무 많은 이모티콘을 사용하거나 모두 대문자로 입력하는 것과 같은 실수를 피하여 의사 소통 기술을 향상시키십시오.
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- 이메일 팁
Gargi는 작가이자 이야기꾼이자 연구원입니다. 그녀는 국가 및 산업 분야의 고객을 위해 인터넷에 관한 모든 것에서 매력적인 콘텐츠를 작성하는 것을 전문으로 합니다. 그녀는 편집 및 출판 디플로마를 취득한 문학 대학원생입니다. 직장 밖에서 그녀는 TEDx 쇼와 문학 축제를 주최합니다. 이상적인 세계에서 그녀는 항상 산으로 향하는 1분 거리에 있습니다.
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