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몇 주 동안 나는 회의록을 보관하고 저장할 수 있는 사용하기 쉬운 웹사이트나 애플리케이션을 찾고 있었습니다. 전통적인 텍스트 문서 접근 방식은 더 이상 몇 분이 소요되는 생산적인 방법이 아닙니다. 단순히 빈 파일을 입력하는 것만으로는 빠른 협업, 회의록 업데이트, 과거 회의록을 백업하고 검토할 수 있는 장소가 허용되지 않습니다.
지난 1월에 우리는 팀과 공동 작업할 수 있는 6가지 최고의 무료 온라인 회의 도구를 다루었지만 이제 추가하겠습니다. 동의 의제 설정, 회의록 및 보고에 유용한 도구로 사용됩니다.
회의 설정
먼저 Agreedo에서 회의를 설정하고 팀 구성원이 사이트에 로그인하여 회의 안건을 보고 입력할 수 있도록 초대장을 보냅니다.
온라인 회의를 모든 사람이 볼 수 있는 공개로 설정하거나 참석자로 나열된 사람에게만 표시되는 비공개로 설정할 수 있습니다. 회의록을 '조정'하도록 선택할 수 있습니다. 즉, 회의 작성자만 항목을 추가하거나 수정할 수 있습니다. 다른 모든 참가자는 댓글만 추가할 수 있습니다.
초대장을 보낼 때 초대받은 사람은 Outlook, Notes 또는 iCal에서 열 수 있는 달력 날짜 첨부 파일이 포함된 이메일을 받게 됩니다. 온라인 도구 자체는 모든 주요 브라우저에서 작동합니다.
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회의 준비
Agreedo는 4가지 의제 항목을 제공합니다. 정보, 결정, 작업 , 그리고 주제 . 이러한 항목은 실제로 회의록에 추가해야 할 가장 중요한 정보가 무엇인지 확인하는 데 도움이 됩니다. 일반적으로 회의에서 매우 중요한 문제에 대해 많은 토론과 때로는 논쟁이 있지만 일을 완료하려면 작업을 식별하고 할당해야 하며 중요한 결정을 내려야 합니다.
따라서 회의가 열리기 전에 회의 의제 항목 목록을 만들고 우선 순위를 지정하는 것이 중요합니다. 회의가 동일한 팀 구성원으로 구성된 경우 다른 사람들이 회의록에 항목을 추가할 수 있도록 회의록을 검토하지 않은 상태로 둘 수 있습니다.
회의 항목을 이동할 수 있지만 불행히도 각 의제 항목에 지속 시간을 할당할 방법은 없지만 전체 회의 자체에 대한 지속 시간을 설정할 수는 있습니다.
또한 각 주요 항목 아래에 하위 항목을 넣을 수 있으며 항목의 각 섹션은 회의에서 완료되면 숨길 수 있습니다.
협업 기능
Agreedo에서 가장 유용한 것은 의제가 온라인에 게시되어 협업이 가능하다는 것입니다. 팀 구성원은 사이트에 등록하거나 Google 로그인을 사용하여 Agreedo에 로그인할 수도 있습니다.
회의록이 중재되지 않도록 허용하면 초대된 참가자가 의제 항목을 수정할 수 있습니다. 이것은 좋은 생각이지만 보다 고급 프로세스에서는 회의에 초대된 모든 참가자가 아니라 선택된 초대 대상자만 의제 항목을 수정할 수 있습니다.
회의를 중재하도록 선택하면 참가자는 의제 항목에만 설명을 추가할 수 있습니다. 이러한 유형의 협업조차도 회의가 열리기 전에 실제로 회의에 대한 의견을 얻을 수 있기 때문에 회의를 보다 생산적으로 만드는 데 유용합니다. 회의 항목에 추가되는 설명 외에도 파일을 의제 항목에 첨부할 수도 있습니다. 온라인 리소스에 대한 링크는 댓글 섹션에 게시해야 합니다. URL 전용 도구는 없습니다.
내가 Agreedo에 바라는 또 다른 기능은 이벤트 날짜, 예산 항목에 지출할 금액 및 기타 투표 결정에 대해 직접 투표를 게시할 수 있도록 결정 항목을 설정하는 것입니다. 만들어진.
회의 개최
회의를 열 때 Agreedo에는 내장 타이머가 포함되어 있습니다. 온라인으로 회의를 개최하는 경우 참가자는 WebEx와 같은 도구를 사용하여 온라인으로 회의록을 볼 수 있습니다. 또는 참가자는 회의록에 로그인하여 회의 중에 회의록이 업데이트되면 페이지를 새로 고칠 수 있습니다.
회의 전과 회의 중에 회의에 참석한 개인에게 작업과 기한을 할당할 수 있습니다.
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회의 후 기능
Agreedo와 같은 온라인 도구를 기존 방법보다 더 유용하게 만드는 것은 모든 회의록을 검토를 위해 온라인에 저장할 수 있을 뿐만 아니라 인쇄하거나 Excel 문서로 내보낼 수 있다는 것입니다. 회의록에 대한 링크를 온라인으로 보낼 수도 있습니다. 참가자는 자신이 등록한 작업에 대한 이메일 알림을 수신하고 할당된 모든 작업을 볼 수 있습니다.
또한 '후속' 회의 기능을 통해 이전 회의의 의제 항목을 확인하고 다음 회의로 이월할 수 있습니다. 이것은 특히 몇 분 정도 시간을 내어 후속 조치를 수행하도록 지정된 사람들에게 약간의 시간을 절약해 줍니다.
의심할 여지없이 Agreedo의 많은 사용자는 이 온라인 사이트에 대한 다양한 기능 요청을 가지고 있을 것이지만, 지금으로서는 그것이 존재하는 것이 기쁩니다.
Agreedo는 현재 가격 계획 없이 완전히 무료입니다. 이 사이트에 대한 귀하의 생각과 추가되었으면 하는 사항을 알려주십시오.
이미지 크레디트: 셔터스톡
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Bakari는 프리랜서 작가이자 사진 작가입니다. 그는 오랜 Mac 사용자이자 재즈 음악 팬이자 가장입니다.
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