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사무실에서 종이에 대한 과도한 의존은 환경을 해칩니다. 그 외에도 민감한 사무실 문서를 보호하는 것은 번거로울 수 있습니다. 결과적으로 미션 크리티컬 파일은 임의의 방문자를 포함하여 누구에게나 노출될 수 있습니다.
사무실에서 종이를 없애면 그러한 위험을 모두 피할 수 있습니다. 다음은 사무실을 종이 없는 사무실로 만드는 데 사용할 수 있는 몇 가지 온라인 앱과 팁입니다.
1. 방문자 관리 도구
종이 기반 방문자 로그북에서 온라인 방문자 관리 시스템으로 전환하십시오. 혁신적이고 강력한 방문자 관리 도구는 사무실 방문자 관리의 전체 프로세스를 관리할 수 있습니다.
로비 트랙 사진을 찍고 동시에 배지를 인쇄하는 동안 모든 방문자를 추적할 수 있습니다. 또한 호스트에게 알리고, 긴급 대피를 관리하고, 보안 요원에게 경고하는 것과 같은 기능이 함께 제공됩니다.
프록시 클릭 사람들의 흐름을 제어하는 데 도움이 되는 클라우드 기반 솔루션입니다. 이 도구는 사용자 정의가 가능하며 통합 접근 방식을 따라 프런트 데스크를 효율적으로 유지하고 민감한 데이터를 안전하게 보호합니다.
2. 회계 앱
종이로 사무실 회계를 관리하는 것은 바쁘고 시간이 오래 걸리고 혼란스러울 수 있습니다. 회계 앱의 도움으로 프로세스를 종이 없이 빠르고 쉽게 만들 수 있습니다.
세이지 회계 회계에 대한 배경 지식이 없어도 사용할 수 있는 회계 앱입니다. 은행 계좌와 연결하면 거래 흐름이 원활해집니다. 간편한 보고 기능을 통해 판매, 구매 및 현금 흐름을 추적할 수 있습니다.
퀵북스 VAT, 세금 및 직원 급여의 자체 평가를 처리할 수 있는 또 다른 온라인 회계 도구입니다. QuickBooks POS는 소기업 소유자가 종이 없이 소매 카운터를 운영할 수 있는 확장판입니다.
3. 프로젝트 관리 앱
프로젝트 관리 단계에서 문서를 사용할 계획이라면 큰 비용이 들 수 있습니다. 모든 팀 구성원을 동일한 페이지에 유지하려면 동일한 파일의 사본을 여러 개 인쇄해야 합니다. 그러나 작업 또는 프로젝트 관리 도구를 사용하면 이러한 비용을 피하고 환경 친화적이 될 수 있습니다.
프로젝트 관리 도구 아사나 누구나 작업을 할당하고 추적하는 데 사용할 수 있는 직관적인 사용자 인터페이스가 있습니다. 이 앱은 실시간 파일 공유, 작업 주석 처리 및 디지털 보고서 생성을 도와줍니다.
클릭업 많은 타사 앱을 통합할 수 있는 또 다른 프로젝트 관리 도구입니다. 또한 개별 리소스 워크로드를 추적하는 데 도움이 되는 워크로드 보기를 제공합니다.
4. 할 일 목록 도구
아직도 할 일을 기록하기 위해 스티커 메모를 낭비하고 계십니까? 당신은 그것을 제거하고 할 일 목록 앱을 선택해야합니다.
Todoist 모든 작업을 체계적으로 나열할 수 있습니다. 또한 작업을 분류하기 위한 섹션 및 하위 작업을 추가할 수 있습니다. 이 앱에서 우선순위 수준과 즐겨찾기 태그를 추가할 수도 있습니다.
아무거나 어느 기기에서나 할 일 목록에 액세스할 수 있습니다. 또한 지정된 시간에 중요한 작업을 수행하도록 상기시켜줍니다.
5. 메모 앱
필기 과정을 종이 없이 만들면 메모장과 펜 비용을 절약할 수 있습니다. 또한 회의 전에 어수선한 책상에서 메모장을 찾는 데 시간을 할애할 필요가 없습니다.
다음과 같은 메모 앱으로 에버노트 , 온라인 동기화 기능 덕분에 모든 중요한 정보에 액세스할 수 있습니다. 또한 메모의 형식을 개인화하고 원하는 대로 이미지, 오디오 파일 및 문서를 메모에 추가할 수 있습니다.
심플노트 Markdown 형식으로 메모를 추가, 보기, 편집 및 게시할 수 있습니다. 귀하와 귀하의 팀은 공동 작업 및 아이디어 구상을 위해 그룹의 모든 메모를 공유할 수 있습니다.
6. 문서 스캔 도구
종이를 사용하지 않기로 결정했다면 기존 종이 문서의 디지털화된 사본을 만드는 것이 전략에 있어야 합니다.
사용하다 어도비 스캔 스마트폰에서 종이 문서를 PDF 파일로 변환합니다. 이 앱은 자르기, 회전, 주석 달기, 서명 및 색상 편집과 같은 기능을 제공하는 것 외에도 파일 크기를 관리하는 데도 도움이 됩니다.
ABBYY 파인 리더 PDF 는 190개 이상의 언어를 지원하고 12가지 다른 파일 형식으로 저장하는 고급 문서 스캐너입니다. 인쇄된 텍스트와 손으로 쓴 텍스트를 모두 스캔하는 것 외에도 주석과 서명을 추가할 수 있습니다.
7. 파일 공유 및 보안 앱
보고서를 인쇄하여 수신자에게 배포해야 했던 시대는 지났습니다. 온라인 파일 공유 앱을 사용하여 클라우드에 파일을 저장하고 적격한 수신자와만 액세스 권한을 공유할 수 있습니다.
상자 업계 규정 준수 및 데이터 개인 정보 보호 정책을 준수하면서 클라우드에서 파일과 문서를 저장하고 공유할 수 있습니다. 팀 구성원 간의 협업이 원활하게 이루어집니다.
당신은 또한 사용할 수 있습니다 구글 드라이브 사무실 파일을 안전하게 저장하고 의도한 수신자와만 공유합니다. 또한 이 도구를 사용하면 다른 폴더를 사용하여 파일을 구성할 수 있습니다.
8. 캘린더 앱
캘린더 앱은 직업 생활에서 떼려야 뗄 수 없는 부분이 되었습니다. 모든 종류의 비즈니스는 종이로 된 다이어리에 약속을 적어두는 대신 캘린더 앱을 사용하여 이점을 얻을 수 있습니다.
차분하게 은(는) 전문적이고 효율적으로 회의를 예약할 수 있는 온라인 약속 예약 앱입니다. 이 앱으로 알림 및 후속 조치 프로세스를 자동화할 수 있습니다.
구글 캘린더 캘린더 항목에 색상을 지정하여 캘린더 이벤트를 구성할 수 있는 인기 있는 온라인 캘린더입니다. 제안 도구 지원은 시간을 절약하기 위해 항목을 자동으로 채웁니다. 이 온라인 캘린더에서 온라인 회의 일정을 쉽게 편집할 수 있습니다.
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9. 디지털 계약 및 전자 서명 도구
이제 인쇄된 법률 문서를 버려야 할 때입니다. 디지털 계약 및 전자 서명의 세계로 이동하여 종이를 절약하고 팀의 작업 효율성을 향상시키십시오.
제안하다 모든 종류의 계약, 제안 및 계약을 작성, 추적, 전송 및 전자 서명할 수 있는 온라인 플랫폼입니다. 이 앱의 콘텐츠 라이브러리에서 미리 디자인된 제안 템플릿을 사용할 수 있습니다.
판다독 문서를 쉽게 생성, 편집 및 서명하여 계약 관리를 간소화할 수 있습니다. 제안서, 견적서, 계약서 및 양식과 같은 서비스를 종이 없이 모두 디지털 형식으로 제공합니다.
10. 온라인 팩스 앱
모든 팩스를 제거할 계획이더라도 클라이언트가 사용을 주장하면 불가능할 수 있습니다. 아직, 온라인 팩스 앱 팩스에서 용지를 제거하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이 앱은 팩스를 컴퓨터, 스마트폰 또는 선택한 다른 장치로 리디렉션합니다. 따라서 팩스를 자동화하고 매년 수천 장의 용지를 절약할 수도 있습니다.
링센트럴 는 상당한 비용을 절감하면서 수신 및 발신 팩스를 온라인으로 관리할 수 있는 온라인 팩스 소프트웨어입니다. 당신은 또한 사용할 수 있습니다 헬로사인 기밀성과 보안을 유지하면서 팩스를 보내고 받을 수 있습니다.
종이를 온라인 도구로 대체하여 친환경
이제 사무실이나 가정 어디에서나 종이 없는 작업을 계획하기 위해 머릿속에 명확한 그림을 그릴 수 있습니다. 위의 온라인 앱이 서비스에 있을 때 종이 없는 직장 정책을 구현하는 데 오랜 시간이 걸리지 않습니다.
노래 앱 이름 찾기
종이를 없애는 것은 작업 공간을 깔끔하게 정리하고 생산성을 높이는 여러 가지 방법 중 하나입니다.
공유하다 공유하다 트위터 이메일 워크스테이션을 깔끔하게 정리하여 생산성을 높이는 10가지 방법깔끔한 워크스테이션이 주의 깊게 작업하고 제 시간에 작업을 완료하는 데 어떻게 도움이 되는지 알아보십시오.
다음 읽기 관련 항목- 생산력
- 온라인 도구
- 디지털 문서
- 조직 소프트웨어
Tamal은 MakeUseOf의 프리랜서 작가입니다. IT 컨설팅 회사에서 이전 직장에서 기술, 재무 및 비즈니스 프로세스에 대한 상당한 경험을 얻은 후 3년 전 글쓰기를 정규직으로 채택했습니다. 생산성과 최신 기술 뉴스에 대해 글을 쓰지는 않지만 그는 Splinter Cell을 재생하고 Netflix/Prime Video를 폭식하는 것을 좋아합니다.
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