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Google 드라이브에서 문서를 공유하는 것은 더 이상 새로운 것이 아닙니다. 그리고 원격 근무가 전 세계 곳곳에 퍼지면서 더 좋아졌습니다. 간단한 Google 드라이브 공유 폴더를 통해 다양한 도메인에서 많은 공동 작업 아이디어를 얻을 수 있다는 점에서 우리에게는 희소식입니다.
아직도 감이 잡히시나요? 이 10가지 팁은 오늘부터 공유 파일을 조금 더 잘 관리하는 데 도움이 될 것입니다.
Google 드라이브 공유의 기본 사항
모든 파일이나 폴더를 공유할 수 있습니다. 그러나 공유하는 사람들과 Google 드라이브에서 허용하는 공유 권한 수준에주의를 기울여야합니다.
2분짜리 비디오가 그 과정을 요약합니다.
소유자는 다른 사람에게 파일의 완전한 소유권을 부여하거나 일정 수준의 보기 및 편집 액세스 권한을 부여할 수 있습니다.
- 편집 가능: 팀과 함께 작업 중인 공동 작업 스프레드시트입니다.
- 댓글 가능: 당신이 쓰고 있는 책 초안. 다른 사용자는 파일을 보고 주석을 추가할 수 있지만 편집할 수는 없습니다. 폴더에는 댓글이 없습니다.
- 볼 수 있음: Presentation으로 방금 만든 주말 파티 초대장.
다음은 뷰어, 댓글 작성자, 편집자 또는 소유자의 액세스 권한을 비교하는 차트입니다.
원천: Google 지원
1. 공유 파일 복사, 다운로드 및 인쇄를 비활성화하는 방법은 무엇입니까?
공유 파일의 다운로드, 인쇄 및 복사를 허용하지 않을 수 있습니다. 고급 정보 권한 관리 기능은 뷰어 메뉴에서 이러한 옵션을 제거합니다. 이것은 문서에 대한 또 다른 제어 계층입니다.
구글 드라이브를 엽니다. 공유 파일을 선택하고 공유하다 오른쪽 상단의 아이콘.
에 사람 및 그룹과 공유 대화 상자에서 공동 작업자의 이름을 추가합니다. 이름 필드 옆에 있는 드롭다운에서 공동 작업자의 권한 수준을 설정합니다. Google 드라이브의 공유 권한은 편집자 , 뷰어 , 논평 .
알림 및 개인 메시지 보내기는 선택 사항입니다. 이제 공유 파일의 다운로드, 인쇄 또는 복사를 비활성화할 수 있습니다. 톱니바퀴 아이콘을 클릭하면 문서의 개인 정보를 강화하기 위해 선택을 취소할 수 있는 두 가지 추가 권한이 표시됩니다.
화살표를 클릭하여 이전 대화 상자로 돌아간 다음 파일을 공동 작업자에게 보냅니다.
시청자는 내보내기 옵션 비활성화됨 파일 및 편집 메뉴 상단의 알림. 복사, 인쇄 및 다운로드 옵션도 특정 문서, 스프레드시트 및 프리젠테이션에 대해 회색으로 표시됩니다.
이 설정이 켜져 있더라도 '편집' 권한이 있는 사용자는 파일을 다운로드, 인쇄 및 복사할 수 있습니다.
2. Google이 아닌 사용자와 폴더 공유
친구와 동료는 Google 드라이브 폴더나 문서를 보기 위해 Google 계정이 필요하지 않습니다. 이메일 주소로 초대장을 보낼 수 있습니다. 또는 공유 가능한 링크를 사용하십시오.
Google 계정이 아닌 사용자 및 공동작업자는 설정한 권한과 상관없이 파일을 볼 수만 있습니다.
공개 링크를 통한 공유는 링크가 있는 모든 사람이 파일에 액세스할 수 있으므로 민감한 문서에 대한 보안 위험입니다. 따라서 문서를 누구나 볼 수 있는 경우에만 공개 채팅, 이메일 또는 소셜 미디어에서 사용하십시오.
3. 공유 Google 드라이브 폴더 다운로드
Google 드라이브를 사용하면 공유 폴더의 전체 콘텐츠를 ZIP 아카이브로 다운로드할 수 있습니다. 이것은 공유 문서의 로컬 복사본을 저장하는 데 유용합니다. 하위 폴더가 있는 폴더 구조는 아카이브에 유지됩니다.
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이동 나와 공유됨 Google 드라이브에서 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 선택 다운로드 .
당신은 또한 사용할 수 있습니다 트리플 도트 아이콘 도구 모음에서 폴더를 다운로드합니다.
Google 문서, 시트 또는 슬라이드를 다운로드하면 Office 문서로 다운로드됩니다. 다른 모든 파일은 기본 형식으로 다운로드됩니다.
4. 다른 사람에게 파일 소유권 이전
문서 소유권을 다른 사람에게 양도하는 데에는 여러 가지 이유가 있습니다. 다른 사람이 프로젝트를 인수할 수도 있습니다. 누군가가 당신을 해고했을 수도 있습니다. 더 좋은 점은 휴가를 갈 때 공유 문서에 대한 책임을 넘겨주려는 것입니다. Google 드라이브 문서 및 폴더를 디지털 방식으로 '인계'하는 프로세스는 쉽습니다.
구글 드라이브를 엽니다. 문서, 스프레드시트 또는 프레젠테이션에서 공유 폴더 또는 파일을 선택하고 공유하다 오른쪽 상단의 아이콘. 추정 소유자에게 공유 액세스 권한이 없는 경우...'사람 및 그룹과 공유' 필드에 이메일 주소를 입력하여 초대합니다. 그 다음에 구하다 .
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파일 또는 폴더를 소유하려는 사람의 이름 옆에 있는 드롭다운 메뉴를 클릭합니다. 선택하다 소유자 만들기 .
소유권을 이전하면 역할이 소유자에서 편집자로 바뀝니다. '새 소유자가 알림을 받고 귀하를 삭제할 수 있다는 메시지 팝업이 표시됩니다. 또한 공유 설정을 변경하는 기능을 잃을 수도 있습니다.'
참고: 동기화되거나 업로드된 파일(예: PDF 또는 이미지 파일)의 소유권은 이전할 수 없습니다.
5. 공유 파일에 대한 액세스를 요청하는 방법은 무엇입니까?
공유 링크를 통해 파일에 액세스하려고 하면 '액세스가 필요합니다.'라는 메시지가 표시될 수 있습니다.
때때로 소유자는 권한을 설정하기 전에 링크를 공유합니다. 또한 대체 Google ID로 파일을 열 수도 있습니다. 한 번의 클릭으로 액세스를 요청하는 것은 쉽습니다.
데스크탑에서:
- 파일에 대한 링크를 엽니다.
- 액세스 요청을 클릭합니다.
모바일:
Android 또는 iOS용 드라이브 앱을 사용하면 '문서에 액세스할 수 없음' 메시지가 표시될 때 탭 한 번으로 액세스를 요청할 수 있습니다. 권한을 요청하면 앱 내에서 소유자에게 이메일이 전송됩니다. 파일 소유자는 Android 및 iOS에서 즉시 알림을 받습니다.
다운로드: Google 드라이브 기계적 인조 인간 | iOS (무료)
6. 협력자 검색
10명의 구성원과 문서를 공유하는 것은 쉽습니다. 50명과 공유하면 더 많은 계획이 필요합니다. 공유 파일을 관리한다는 것은 어떤 공동 작업자가 어떤 문서에서 작업하고 있는지 추적하는 것을 의미합니다.
이동 세부 정보보기 (도구 모음에서 '나' 아이콘을 클릭하십시오). 찾아보기 활동 탭을 사용하여 최근에 공유한 파일을 빠르게 확인할 수 있습니다.
클릭 나와 공유됨 Google 드라이브의 왼쪽 사이드바에서 액세스 권한을 공유하는 모든 문서 목록이 표시됩니다.
Google 드라이브 검색 및 고급 필터를 사용하세요. Gmail 필터에 대해 잘 알고 있는 사용자에게는 생산성 이점이 놀라운 일이 아닙니다.
Google 드라이브 상단의 검색창을 사용하세요. Google 드라이브의 검색은 문서 본문에서 검색하려는 단어도 검색합니다.
업로드한 텍스트 문서 또는 텍스트 기반 PDF의 처음 100페이지를 검색할 수 있습니다. 이미지 PDF의 처음 10페이지에 있는 텍스트를 검색할 수도 있습니다. 폴더를 뒤지는 대신 이 강력한 기능을 사용하여 파일에 빠르게 접근할 수 있습니다.
Google 드라이브에 있는 동안 슬래시 키 커서를 검색창에 바로 놓으십시오. 검색 상자의 작은 드롭다운 화살표를 클릭하여 기본 검색 필터를 표시합니다. 몇 가지 수동 매개변수를 배우면 시간을 절약할 수 있습니다.
예: 다른 사람과 공유한 문서를 찾으려면 |__+_|를 사용하세요.
Google 도움말 'Google 드라이브의 고급 검색' 섹션 아래에 전체 목록이 있습니다.
7. 연락처 그룹을 만들어 공유 간소화
이메일 연락처를 사용하면 팀 구성원에 대해 개별 문서 권한을 설정할 필요가 없습니다. 특정 이메일 그룹의 연락처 모음인 레이블을 만들 수 있습니다.
로그인 구글 주소록 . 왼쪽 사이드바에서 라벨 생성 .
팀 프로젝트에 따라 설명이 포함된 이름을 지정합니다. 또는 기억하기 쉽게 만드는 다른 모든 것. 당신은 할 수 있습니다 권한별 이름 레이블 쉽게 기억할 수 있도록 합니다. 모든 연락처는 여러 레이블의 일부일 수 있습니다.
예: Project.view 또는 Project.edit
Google 드라이브의 파일 또는 폴더 공유 설정 필드에 라벨을 입력합니다.
8. 공유 문서의 조회수 보기
Google은 버전 기록을 유지하지만 공유 문서를 본 횟수를 확인할 방법이 없습니다. 나는 이 질문에 대한 답을 늙은 사람에게서 얻었다. 스택 교환 논의.
문서 링크 제출 http://goo.gl URL 단축 서비스 해당 URL만 공유합니다. 이 서비스는 해당 링크를 클릭한 횟수에 대한 정보를 제공하며, 이는 현재 문서에 액세스한 횟수를 알 수 있는 것과 거의 비슷합니다.
Google은 자체 URL 단축 프로그램에 대한 지원을 종료했습니다. 당신이 사용할 수있는 비트리 대신에. 이는 문서를 공개적으로 공유하고 응답을 확인하려는 경우에 유용합니다. 공개 문서 및 파일은 검색 결과에 표시됩니다.
공개적으로 공유하기 위한 몇 가지 아이디어:
- eBook을 업로드하고 공유하세요.
- 크리에이티브 제품에 대한 초기 반응을 테스트합니다.
- 공개적으로 볼 수 있도록 프레젠테이션 발표(예: SlideShare).
- 열린 교육 콘텐츠를 찾으십시오.
팁: 간단한 Google 사이트 검색을 사용하여 공개 문서를 검색할 수 있습니다. 예를 들어 키워드 사이트:drive.google.com
9. Slack과 공유
아직 Slack을 사용하고 있지 않다면 팀에 Slack을 소개할 시간입니다. Slack에서 즐겨 사용하는 서비스를 작동시키는 방법에는 여러 가지가 있습니다. Google 드라이브 통합은 인기 있는 것 중 하나입니다.
Slack을 사용하면 Google 드라이브 파일을 가져와 Slack을 통해 공유할 수 있습니다. 가져온 모든 Google 드라이브 파일도 쉽게 검색하고 참조할 수 있도록 Slack에서 색인을 생성합니다. 파일은 Slack에 저장되지 않으며 Google 드라이브 폴더에 계속 남아 있습니다. Slack은 통로 역할을 합니다.
작은 예: Slack 채팅방에 Google 문서에 대한 링크를 붙여넣습니다. Slack은 통합되면 링크 아래에 파일의 콘텐츠 스니펫을 표시합니다. 이것은 블라인드 링크를 공유하는 것보다 더 유용합니다.
Slack 도움말 센터 두 가지 쉬운 방법으로 Google 드라이브를 Slack에 연결하는 방법을 보여줍니다.
10. Microsoft Office에서 Google 문서 공유
구글 드라이브 vs 마이크로소프트 워드 두 개의 사무실 제품군의 일일 한판 승부일 수 있지만 두 개의 강력한 회사가 마침내 좋은 경기를 펼치고 있습니다. Word, Excel 및 PowerPoint 파일을 Google 드라이브에 업로드하고 다른 Google 드라이브 공유 파일에서와 마찬가지로 클라우드에서 작업할 수 있습니다.
모든 업데이트는 원래 형식으로 파일에 저장됩니다. 드라이브에 저장된 Office 문서도 버전 관리됩니다. 이전 버전의 Office 파일을 추적하거나 이전 버전으로 돌아갈 수 있습니다.
기본 클래스 Java를 로드할 수 없습니다.
추가 기능이나 번역과 같은 특정 Google 드라이브 도구를 사용하려면 Microsoft 파일을 Google 문서로 변환하기만 하면 됩니다. 그렇지 않으면 한 형식을 다른 형식으로 변경하는 것을 귀찮게 할 필요가 없습니다.
Google 드라이브에서 파일을 쉽게 공유
또한 더 간단해졌습니다. 몇 가지 더 있습니다 변경할 수 있는 Google 드라이브 설정 작업 흐름을 원활하게 만듭니다. 팀워크의 조화가 좌우하므로 Google 드라이브의 공동 작업 기능을 사용하여 시간을 보내십시오.
공동 작업의 다리 역할을 하는 Google 드라이브는 홈 오피스 또는 전 세계 어디에서나 원격 작업 설정의 일부여야 합니다.
이미지 크레디트: 직소 퍼즐 Shutterstock을 통한 Rido의
공유하다 공유하다 트위터 이메일 6가지 대안: 최고의 무료 또는 저렴한 오디오북 앱오디오북 비용을 지불하고 싶지 않다면 무료로 합법적으로 들을 수 있는 몇 가지 훌륭한 앱이 있습니다.
다음 읽기 관련 항목- 생산력
- 구글 문서
- 협업 도구
- 파일 관리
- 파일 공유
- 구글 드라이브
- 클라우드 스토리지
Saikat Basu는 인터넷, Windows 및 생산성의 부편집장입니다. MBA와 10년 간의 마케팅 경력의 오점을 제거한 후, 그는 이제 다른 사람들이 스토리텔링 기술을 향상하도록 돕는 데 열정을 쏟고 있습니다. 그는 누락된 Oxford 쉼표를 찾고 나쁜 스크린샷을 싫어합니다. 그러나 사진, Photoshop 및 생산성 아이디어는 그의 영혼을 달래줍니다.
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