편지 병합을 사용하여 Outlook에서 개인화된 대량 이메일을 보내는 방법

편지 병합을 사용하여 Outlook에서 개인화된 대량 이메일을 보내는 방법

편지 병합은 몇 년 동안 전화하지 않은 오랜 친구 중 하나와 같습니다. 당신이 그들을 절실히 필요로 할 때까지 과소 평가되고 무시됩니다.





마지막 순간에 수백 명의 초대를 관리하는 작업을 위임받을 때까지 그 잠재력을 깨닫지 못합니다. 아마도 그들은 결혼식 초대장의 무리이거나 임박한 좀비 종말에 대한 적색 경보일 것입니다. 또는 주소 라벨과 이름 배지를 인쇄하는 것과 같이 무해한 것일 수도 있습니다.





걱정하지 마세요. 클릭 몇 번으로 몇 분 안에 Microsoft Outlook 2016을 사용하여 개인화된 대량 이메일을 보낼 수 있습니다. 그리고 하루를 저장합니다.





편지 병합은 언제 사용해야 합니까?

앞서 나가기 전에 편지 병합은 기본적으로 동일하지만 각 문서에 고유한 세부 정보가 포함된 여러 문서를 만들 때 사용됩니다. 이메일은 동일한 형식과 동일한 텍스트 및 그래픽(있는 경우)을 공유합니다. 예를 들어, 텍스트는 동일하게 유지되지만 이름, 주소 또는 제목 비트가 각각 고유한 초대장입니다.

메일 병합 — 여러 사람에게 메시지를 전자 메일로 보내는 것과는 달리 — 메시지의 각 수신자를 유일한 수신자로 만듭니다. .



지금까지 내가 찾은 가장 좋은 방법은 대량 이메일을 각 고용주에 대한 사용자 지정 세부 정보가 포함된 구직 도구로 사용하는 것입니다.

편지 병합 기능은 다음 두 부분을 사용합니다.





  • NS 주요 상수 문서 (여기: Microsoft Word) 이메일 본문을 작성하는 곳입니다.
  • NS 변경 가능한 데이터 소스 (여기: Microsoft Outlook 연락처)는 일반적으로 받는 사람의 주소와 이름입니다.

이 둘은 '병합'된다. Outlook이 Microsoft Office 제품군의 일부이기 때문에 이 기능을 사용하여 메일을 대량으로 보낼 수 있습니다. 스팸은 아니지만 메일 병합을 사용하여 원치 않는 이메일을 폭탄으로 만들 수 있다고 생각합니다.

새 이메일 주소 만들기

Microsoft Office를 사용하면 주소 세부 정보에 대해 다양한 데이터 소스를 사용할 수 있습니다. 예를 들어 다음과 같이 할 수 있습니다. Excel 스프레드시트 사용 또는 Access 데이터베이스도 있습니다. 여기에서 Microsoft Outlook 연락처를 사용하여 전자 메일을 보냅니다.





편지 병합을 위한 연락처 풀 준비

따라서 Microsoft Outlook을 시작한 후 단계를 분석해 보겠습니다.

1. 열기 사람들 연락처 목록을 표시합니다.

개인화된 이메일 목록에 포함할 연락처(CTRL + 클릭)를 선택합니다. 방대한 목록을 더 쉽게 관리하려면 종류 사용 가능한 옵션(옆에 있는 드롭다운 화살표 클릭 모두 ). 더 쉽게 관리할 수 있도록 범주별로 정렬 동일한 드롭다운을 통해

참고: 편지 병합은 메일 그룹 작업 .

2. 선택 편지 병합 ~에서 리본 > 홈 > 작업 그룹 .

3. 지금 표시되어야 하는 편지 병합 연락처 화면에서 다음을 선택합니다. 선택한 연락처만 개인화된 이메일이 연락처의 선별된 배치를 의미하는 경우. 아래의 병합 옵션 섹션에서 다음 매개변수를 선택합니다.

  • 문서 유형: 양식 편지
  • 이동 : 이메일
  • 메시지 제목 줄: 모든 이메일의 제목은 변경되지 않습니다.

4. 클릭 좋아요 그러면 Microsoft Word가 실행되어 개인화된 메시지를 작성할 수 있습니다.

Microsoft Word에서 개인화된 메시지 작성

리본의 우편물 탭은 전면 중앙에 있습니다. 여기에서 대량 이메일을 시작하고 싶을 것입니다. 개인 인사말 . 로부터 우편물 Microsoft Word의 탭에서 선택 인사말 .

보시다시피 대화 상자는 Mr. Randall의 이름으로 미리 채워져 있습니다. 이것은 연락처 목록에 있는 이름의 자리 표시자일 뿐입니다. 바로 아래에서 목록에서 이름의 미리보기를 확인할 수 있습니다. 여기에 제공된 옵션으로 항목을 사용자 정의할 수 있습니다.

병합 필드는 메일링 목록의 열 머리글에서 가져옵니다. 따라서 불일치가 있으면 다음을 사용하십시오. 필드 일치 병합이 정확하게 유지되도록 합니다. 원하는 필드에 '일치하지 않음'이 표시되면 해당 필드에 대한 드롭다운 목록을 선택한 다음 목록에서 해당 열과 일치하는 열 이름을 선택합니다.

클릭하면 좋아요 여기에서 나가면 인사줄 자리 표시자(Dear Mr....)가 Word 문서에 배치됩니다.

이것을 기억: 추가 필드가 있는 문서에 추가 정보를 입력할 수 있습니다.

클릭 병합 필드를 삽입합니다. 이 데이터는 원본 데이터 원본(이 경우 Microsoft Outlook의 연락처 정보)에 있어야 합니다. 예를 들면 집 주소, 집 전화번호, 직위 등이 있습니다. 작은 드롭다운 화살표를 클릭하면 전체 목록을 볼 수 있습니다.

인사말 형식을 지정합니다. 인사말 라인의 서식을 원하는 방식으로 지정하려면 각 끝에 있는 표시를 포함하여 전체 필드를 강조 표시합니다. 로 이동 탭을 클릭하고 글꼴 설정을 사용합니다. 또한 설정 줄 간격 줄 간격이 문서의 나머지 부분에 있는 간격과 일치하는지 확인합니다.

지금 메시지를 입력하세요

메시지의 시작은<>자리 표시자 및/또는 추가 병합 필드의 도움으로 삽입한 기타 필드. 메시지를 작성합니다. 이것이 최선의 대량 이메일임을 기억하십시오. 따라서 소집할 수 있는 모든 이메일 에티켓을 사용해야 합니다.

이메일 본문이 완료되면 다음을 클릭하십시오. 완료 및 병합 > 전자 메일 메시지 보내기 .

NS 이메일로 이동 대화 상자가 열립니다. 딸깍 하는 소리 좋아요 .

그런 다음 MS Word는 전자 메일을 플래시에 자동으로 게시하는 작업을 수행합니다. Word에서 각 주소로 개별 전자 메일을 보냅니다. 다른 수신자를 참조하거나 숨은 참조할 수 없습니다. 첨부 파일을 추가할 수 없습니다 이메일로.

연락처와 같은 데이터 소스와의 링크도 저장하므로 편지 병합에 사용한 문서를 저장할 수 있습니다. 편지 병합 문서를 열 때 선택 Word에서 연결을 유지하라는 메시지를 표시할 때.

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일단 익숙해지면 전체 프로세스가 처음부터 끝까지 몇 분 밖에 걸리지 않습니다. 동시에 한 사람을 위한 이메일을 작성하는 데도 필요하지만 이제 그룹을 위해 작성할 수 있습니다. 그룹이 얼마나 큰지는 중요하지 않습니다.

또한 받는 사람의 이름을 인사말로 사용하는 것도 좋은 그룹 전자 메일 동작입니다. 이메일에 보다 개인적인 느낌을 더해줍니다. CC-ed 이메일에는 뭔가 부족합니다.

다음으로 편지 병합을 시도하여 편지, 레이블 및 봉투를 인쇄할 수 있습니다. 다음에 대해 배우고 싶을 수도 있습니다. Microsoft Outlook PST 파일을 병합하는 쉬운 방법 . 더 많은 Outlook 팁이 필요하십니까? 그런 다음 Outlook의 잘 알려지지 않은 기능을 살펴보겠습니다!

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저자 소개 Saikat Basu(1542개의 기사 출판)

Saikat Basu는 인터넷, Windows 및 생산성의 부편집장입니다. MBA의 오점을 제거하고 10년 간의 마케팅 경력을 쌓은 그는 이제 다른 사람들이 스토리텔링 기술을 향상시킬 수 있도록 돕는 데 열정을 쏟고 있습니다. 그는 누락된 Oxford 쉼표를 찾고 나쁜 스크린샷을 싫어합니다. 그러나 사진, Photoshop 및 생산성 아이디어는 그의 영혼을 달래줍니다.

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